5 atouts d’une entreprise sans papier
- Publié le 22.08.2018
La réduction du papier est un sujet récurrent dans les entreprises. Néanmoins, beaucoup d’entreprises ne savent pas où commencer à réduire leur consommation de papier et comment effectuer les tâches numériquement. En plus, la plupart des entreprises concentrent leurs démarches pour contrecarrer la consommation de papier sur certaines étapes de travail et oublient qu’un bureau sans papier peut se présenter sous beaucoup de formes. Il n’inclut pas seulement l’envoie de factures électroniques et la communication par voies digitales avec les clients, mais aussi la comptabilité, la documentation et la planification numérique ainsi que l’archivage numérique du courrier entrant. Donc, un bureau sans papier peut vous rapporter des avantages considérables.
1. Gagner de la place
Si vous garder toujours une copie de toutes les factures et offres que vous recevez, ainsi qu’une copie de chaque courrier envoyé, alors un archivage numérique peut vous aider à économiser de l’espace. Au Luxembourg, tout document scanné par une entreprise certifiée a une égalité juridique par rapport à sa version papier. C’est-à-dire que l’espace que vous utilisez aujourd’hui pour empiler des classeurs, peut être utilisé autrement grâce à l’archivage numérique.
2. Disponibilité en tout lieu
Un autre avantage de la planification, de la documentation et de l’archivage numérique est l’accès partout en tout moment sur vos données. Comme vos données sont sauvegardées numériquement, vous pouvez facilement les accéder de votre appareil mobile, ce qui rend aussi le travail de l’entreprise plus transparent.
3. Simplification de la communication
La gestion digitale de vos données améliore la communication avec vos employés et vos clients. Comme vous avez un aperçu en direct de toutes les données clients, vous pouvez mieux répondre aux demandes des clients. De même la communication et l’échange des données avec vos collaborateurs peut se dérouler en temps réel et va vous permettre à réagir plus rapidement. Vous ne pouvez ainsi pas seulement rendre votre travail plus efficace, mais vous êtes aussi informé sur l’état actuel des travaux et vous pouvez éviter la duplication des efforts.
4. Une économie d'argent et de temps
L’introduction d’un bureau sans papier ne vous aide pas seulement à économiser du temps, mais aussi à épargner de l’argent. La mise à jour et la sauvegarde de toutes les données en temps réel et de n’importe où simplifie les processus de travail et vous aide à retrouver rapidement des informations en cas de besoin. De même, la consommation de papier et de cartouches de toner va diminuer ce qui entraîne une réduction des coûts supplémentaire.
5. Un bureau sans papier va de pair avec le travail numérique
Finalement, un bureau sans papier va de pair avec le travail numérique. Les applications pour artisans sont de plus en plus utilisées par les chefs d’entreprise pour accomplir leur travail quotidien. A cela s’ajoute le fait que les données collectées par les applications sont souvent sauvegardées dans un cloud et sont ainsi directement accessibles. De même, la plupart des entreprises créent leurs offres et factures numériquement. Si celles-ci sont également envoyées et archivées numériquement, vous économisez beaucoup d’argent et de temps. En plus, vous allez être capable de préparer les factures dans un délai convenable, d’améliorer ainsi la liquidité de l’entreprise et de mieux coordonner votre planification.
Un bureau sans papier peut donc simplifier significativement la gestion de votre entreprise. Grâce à l’archivage numérique, il ne sera pas seulement plus facile de garder une vue d’ensemble, mais aussi d’améliorer votre communication parce que vous avez toujours et partout accès à vos données. De plus, le bureau sans papier contribue à réduire la duplication des efforts, ce qui permet à vos employés de consacrer plus de temps à leur travail essentiel. Si vous gérez vos données numériquement, n’oubliez cependant pas de les sauvegarder régulièrement afin d’éviter une perte des données!
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