5 Vorteile eines papierlosen Unternehmens
- Publié le 13.04.2018
Es wird zunehmend davon gesprochen, dass Unternehmen ihren Papierkonsum reduzieren sollten. Jedoch sehen viele Unternehmen nicht, wo sie überflüssige Papierarbeit leisten und wie sie diese Arbeit digital verrichten könnten. Zudem probieren viele Unternehmen nur bei einzelnen Arbeitsschritten ihren Papierkonsum zu reduzieren und vergessen dabei, dass man in einem papierlosen Büro nicht nur versuchen sollte den Papierverbrauch zu reduzieren indem elektronische Rechnungen verschickt und digital mit dem Kunden kommuniziert wird, sondern auch durch die digitale Buchführung, Dokumentation, Planung, sowie der digitalen Archivierung eingehender Post. Doch ein papierloses Unternehmen kann Ihnen klare Vorteile bringen.
1. Endlich wieder Platz haben
Wenn Sie eingehende Rechnungen und Angebote, sowie Kopien jedes ausgehenden Briefes noch immer in Ordner klassieren, können Sie durch eine digitale Archivierung viel Platz sparen. Denn in Luxemburg gilt: sobald die Daten von einem zertifizierten Unternehmen gescannt wurden, sind digitale Kopie und Original in Papierform rechtlich gleichgestellt. Den Platz den Sie also heute nutzen um reihenweise Ordner zu stapeln, können Sie dank digitaler Archivierung anderweitig benutzen.
2. Verfügbarkeit an jedem Ort
Ein anderer Vorteil der digitalen Planung, Dokumentation und Archivierung ist, dass Sie immer und von überall auf Ihre Daten zugreifen können. Da Ihre Daten digital abgelegt sind, können Sie einfach von Ihrem mobilen Gerät aus darauf zugreifen. Dies erlaubt es Ihnen nicht nur immer auf Kundendaten zuzugreifen und diese sofort zu aktualisieren, sondern macht auch die Arbeit im Unternehmen transparenter.
3. Vereinfachte Kommunikation
Die digitale Verwaltung Ihrer Daten verbessert die Kommunikation zwischen Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden. Sie ermöglicht es Ihnen gezielter auf Kundenfragen eingehen, da Sie alle relevanten Daten direkt bei Hand haben. Auch die Kommunikation und der Datenaustausch mit Ihren Mitarbeitern kann in Echtzeit stattfinden, so dass Sie schneller reagieren können. Somit können Sie nicht nur effizienter arbeiten und sind informiert über den aktuellen Stand der Dinge, sondern verhindern auch noch Doppelarbeiten.
4. Kosten- und Zeitersparnis
Durch die Einführung eines papierlosen Büros, können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch Kosten. Da alle Daten direkt vor Ort aktualisiert und abgespeichert werden, werden nicht nur Ihre Arbeitsprozesse durch die Einführung einer papierlosen Verwaltung verkürzt, sondern es hilft Ihnen auch Informationen bei Bedarf schnell wiederzufinden. Auch der Papier- und Tonerkonsum wird sinken und somit die damit anfallenden Kosten verschwinden.
5. Ein papierloses Büro und digitales Arbeiten gehen Hand in Hand
Letztlich gehen ein papierloses Büro und digitales Arbeiten Hand in Hand. Immer mehr Handwerker benutzen Handwerkerapps als digitale Hilfsmittel um ihre alltägliche Arbeit zu bewältigen. Die Daten, die in diesen Apps gesammelt werden, werden meistens in einer Cloud gespeichert, so dass Daten direkt in Ihr papierloses, digital verwaltetes Büro übertragen werden können. Meist werden auch schon die Angebote und Rechnungen digital erstellt, wenn diese dann auch noch digital an den Kunden weitergeleitet und archiviert werden, wird viel Zeit und Geld gespart. Außerdem, erlaubt es Ihnen, Abrechnungen zeitnah zu erstellen und so die Liquidität des Unternehmens zu verbessern. Zudem können Sie so Ihre Planung einfacher koordinieren.
Ein papierloses Büro kann demnach die Verwaltung Ihres Betriebes um ein Vielfaches vereinfachen. Durch die digitale Archivierung wird es nicht nur einfacher Ordnung zu halten, sondern Sie haben auch immer und von überall Zugriff auf Ihre Daten und können somit die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern. Dies reduziert nicht nur Doppelarbeit und führt dazu, dass Ihre Arbeiter mehr Zeit für ihre wesentliche Arbeit haben, sondern Sie sparen auch noch Geld. Wenn Sie Ihre Daten digital verwalten, sollten Sie jedoch nicht vergessen regelmäßig ein Backup Ihrer Daten zu machen um somit einen möglichen Datenverlust zu verhindern.
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