Connaissez-vous la situation financière de votre entreprise ?

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Quelles données peuvent être collectées ?

Presque toutes les données (heures de travail, les payements entrants et sortants, les matériaux, les trajets, etc.) peuvent être collectées. Cependant avant de commencer avec la collecte de données, vous devez identifier les données pour lesquelles une saisie est intéressante, comment vous pouvez exploiter ces données et quels sont les avantages que leur évaluation vous apporte.

Les entreprises peuvent par exemple collecter et exploiter les données suivantes :

Les temps de route. Après une période d'évaluation prolongée, ces données peuvent être utilisées pour déterminer des tendances dans les conditions de circulation. Ces informations pourront par exemple être utilisées pour avancer le début des travaux d'un quart d'heure pour éviter les embouteillages.

Les temps de travail. Souvent, les feuilles de temps sont encore remplies à la main sur papier, alors que l'enregistrement numérique des heures de travail présente de nombreux avantages. Non seulement on gagne du temps en éliminant les doubles saisies et la collecte de données, mais les données collectées peuvent aussi simplifier le travail de comptabilité. Par conséquent les factures peuvent être établies dans des délais plus courts et l'avancement du projet peut être contrôlé.

L’avancement des travaux. Si vous ne collectez pas seulement les heures de travail, mais aussi les tâches correspondantes, vous pouvez les comparez aux étapes de travail facturées dans l’offre. Ceci vous permettra de détecter des divergences et de prendre des contre-mesures pour ne pas dépasser les coûts ou la durée du projet.

L’utilisation de matériaux. La saisie de la consommation de matériaux vous permet de suivre l'évolution des coûts d'un chantier et d'en tirer des leçons pour les futurs chantiers.

Les quantités commandées et les fournisseurs. La saisie numérique des quantités commandées et des fournisseurs permet non seulement d'avoir une vue d'ensemble des stocks, mais aussi de renforcer votre pouvoir de négociation. Savoir, c'est pouvoir, et donc savoir combien de produits vous commandez normalement à un fournisseur vous aide à négocier les prix et les autres conditions d'achat.

Les payements entrants et sortants. L'enregistrement des paiements entrants et sortants vous aide à obtenir un instantané de la situation financière de votre entreprise. Cela vous aide à être plus réactif et à prendre des décisions plus informées. Vous n'avez plus besoin d'attendre le bilan de performance de votre comptable et vous pouvez travailler avec des chiffres actuels.

Les chiffres de vente. L'enregistrement des chiffres de vente permet d'identifier la performance des différents collaborateurs et de valoriser leurs efforts. En cas d'écarts, il est possible de réagir directement et de chercher des solutions.

Comment les données d'entreprise peuvent-elles être collectées numériquement ?

Les smartphones et les tablettes. Les applications permettent aux collaborateurs de saisir directement des données et de les transférer en temps réel au bureau.

Les ordinateurs. Qu'il s'agisse d'un système de pointage dans les camionnettes, d'ordinateurs dans les ateliers de production ou dans les espaces de vente, les données peuvent être transmises en temps réel.

La géolocalisation. L'utilisation d'outils de géolocalisation permet de collecter et d'analyser les données de trajet.

Comment les données collectées peuvent-elles être présentées de manière compréhensible pour tous les utilisateurs ?

La plupart des logiciels permettent aux utilisateurs d'accéder à des tableaux de synthèse et d'afficher des données sous forme de graphiques. Si votre solution informatique ne dispose pas de cette fonction, vous avez la possibilité d'exploiter les données par le biais d'une interface avec un autre programme.

Quels sont les avantages et les désavantages de la saisie et de l'évaluation des données ?

 

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