Elektronische Rechnungen – worum geht es?

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Was versteht man unter eRechnungen?

Unter einer eRechnung, versteht man eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde und dessen Format eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht [1]. Somit ist ein medienbruchfreier Rechnungsaustausch möglich. Das bedeutet, dass der ganze Zyklus der Rechnung digital ist und die Rechnung weder gescannt noch ausgedruckt wird. Zudem werden die eRechnungen, samt aller Daten, automatisiert von einem System ins andere überführt und registriert.

Umsatzsteuerrechtlich macht es keinen Unterschied, ob eine eRechnung aus strukturierten Daten besteht und eine automatische, elektronische Verarbeitung möglich ist. Alle Rechnungen, die die vom Gesetz vorgeschriebenen Vorgaben erfüllen, werden hier als eRechnungen angesehen sobald sie in elektronischer Form ausgestellt und erhalten werden [2]. Somit werden nach Umsatzsteuergesetz auch Rechnungen in PDF-Format als eRechnungen angesehen.

Wie können eRechnungen erstellt werden?

Die Grundidee hinter eRechnungen ist eine Vereinfachung der Rechnungsabläufe. eRechnungen werden wie herkömmliche Rechnungen erstellt und an eine speziell vom Kunden für eRechnungen konzipierte Emailadresse geschickt. Daraufhin werden die geschickten Rechnungsdetails von einem Programm in ein maschinenlesbares Format umgewandelt und in das System des Kunden eingelesen. Da alle Rechnungsdetails schon in die Rechnungsverarbeitungssoftware des Kunden eingespielt wurden, kann der Kunde die Rechnung ohne weiteren Arbeitsaufwand, mit nur einem Klick bezahlen.

Welche Vorteile bieten eRechnungen im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen?

eRechnungen sind nicht nur schneller, deutlich sicherer und umweltfreundlicher als herkömmliche Rechnungen, sondern sie sparen dem Unternehmen auch Zeit, Platz und Geld.

• Durch den digitalen Versand von Rechnungen entfallen Postgebühren und der Papierkonsum wird reduziert.
• Die Zustellung der Rechnungen ist schneller, sicherer und zuverlässiger.
• Schritte im Abrechnungsprozess lassen sich automatisieren und werden transparenter.
• Rechnungen werden nicht mehr manuell eingetragen, somit wird die Fehlerquote reduziert.
• Elektronische Rechnungsverarbeitungsprozesse führen zu Kosteneinsparungen von 60 - 80 % im Vergleich zu Papierprozessen [3].
• Rechnungen können mit nur einem Klick bezahlt und administrative Prozesse verkürzt werden.
• Durch die schnellere Begleichung von Rechnungen können Skonti in Anspruch genommen werden und Zahlungen termingerecht abgewickelt werden.
• Rechnungen werden digital archiviert. Dies spart Platz und führt dazu, dass Rechnungen nur an einem Ort gespeichert und bei Bedarf schneller wiedergefunden werden.

Wann kann ein Unternehmen eRechnungen verschicken?

eRechnungen können nur mit Einverständnis des Empfängers geschickt werden [4]. Fragen Sie also bei Ihren Kunden und Lieferanten nach, ob Sie ihnen Rechnungen in digitaler Form zuschicken können. Sollten diese nicht damit einverstanden sein, müssen Rechnungen dennoch per Post geschickt werden.

Wenn Sie sich dazu entscheiden Rechnungen in digitaler Form zu verschicken, müssen Sie sicherstellen, dass:

• die Echtheit der Herkunft (dass die Identität des Rechnungsausstellers, der Ihren entspricht);
• die Integrität des Inhalts (der Inhalt nicht geändert wurde);
• und die Lesbarkeit der Rechnung

von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Dabei steht Ihnen frei zu entscheiden, wie Sie vorgehen wollen, um die oben genannten Punkte zu gewährleisten [5].

Um dies sicherzustellen könnten Sie zum Beispiel eine elektronische Unterzeichnung der Dokumente vornehmen.

Auf was muss bei der Aufbewahrung von eRechnungen geachtet werden?

Rechnungen können digital aufbewahrt werden, vorausgesetzt, dass die Daten, die die Echtheit der Herkunft, sowie die Integrität der Inhalte beweisen, auch digital abgespeichert werden.  Wie bei Papierrechnungen, gilt bei eRechnungen auch eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ab dem Ausstelldatum [6]. Da eRechnungen direkt digital empfangen werden, werden diese auch automatisch in der Rechnungsverwaltungssoftware archiviert und mit allen anderen Dokumenten des Lieferanten oder Kunden abgespeichert.

Die Datensicherheit – ein Muss bei digitaler Archivierung

Wie bei allen anderen digital gespeicherten Daten, ist es bei elektronischen Rechnungen nicht anders. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Daten regelmäßig abspeichern, um sich so vor Datenklau und -verlust zu schützen.

Zudem sollten Sie folgende Ratschläge beachten, um Ihre Rechnungsdaten zu schützen:

• Führen Sie eine Passwortpolitik ein und vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter sichere Passwörter benutzen.
• Bei Zahlungen sollte immer das 4-Augen-Prinzip angewandt werden.
• Alle auf dem Rechner vorhandenen Programme sollten regelmäßig aktualisiert werden.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im richtigen Umgang mit dem Internet und sensiblen Daten.

Für mehr Informationen zur Datensicherheit können Sie unsere Checkliste für Datenschutz und Informatiksicherheit aufrufen.

Welche Unternehmen können von der Technologie hinter eRechnungen profitieren?

Da eRechnungen auf einem strukturierten Datensatz basieren und die Nutzung eines Rechnungsformates notwendig ist, müssen bei der Verwendung von eRechnungen die Rechnungsformate zwischen dem Rechnungssteller und -empfänger abgestimmt werden. Dieser administrative Aufwand lohnt sich nur für Stammkunden, für die regelmäßig Rechnungen ausgestellt werden.

Unternehmen mit einem hohen Anteil an Privatkunden, sollten eher auf PDF-Rechnungen zurückgreifen, da dies ihnen den administrativen Aufwand erspart.

Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, Ihre Lieferanten zu fragen Ihnen elektronische Rechnungen zu schicken. Denn hier kann jedes Unternehmen von dieser Technologie profitieren.

Haben Sie noch Fragen? Möchten Sie weitere Informationen erhalten? Dann zögern Sie nicht die Abteilung eHandwierk der Chambre des Métiers zu kontaktieren:

Weitere Informationen

Für weitere Informationen können Sie gerne unsere Internetseite besuchen.

Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung

Referenzen:
[1] Loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession
[2] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art. 63 §1 & §2) 
[3] Die e-Rechnung im Zeichen großen Marktveränderungen
[4] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art. 63 §13)
[5] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art63 §14)
[6] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art. 65 §4 &§5)