Factures électroniques – de quoi s’agit-il ?

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Qu’entend-on par e-factures ?

On entend par e-facture une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique [1]. L’échange des factures est alors possible sans devoir changer de média. Cela signifie que l’ensemble du cycle de la facture est numérique et que la facture n’est ni imprimée, ni scannée. Les e-factures ainsi que toutes les données sont automatiquement transmises et enregistrées d’un système vers un autre.

La loi concernant la taxe sur la valeur ajoutée ne précise pas si une e-facture doit consister de données structurées et si un traitement automatisé numérique doit être possible. Toute facture contenant les informations exigées dans la loi est considérée comme e-facture si elle a été émise et reçue sous une forme électronique, quelle qu'elle soit [2]. Par conséquent, d’après les principes de la taxe sur la valeur ajoutée fixés par la loi, même les factures reçues au format PDF sont considérées comme e-factures.

Comment peut-on créer des e-factures ?

L’idée principale derrière les e-factures est une simplification des procédures comptables. Les e-factures sont créées de la même façon que les factures classiques et envoyées à une adresse email spécialement créée par le client pour les e-factures.  Ensuite, les détails des factures envoyées sont transformés par un logiciel dans un format lisible à la machine et importés dans le système du client. Comme tous les détails des factures sont déjà importés dans le logiciel de traitement des factures du client, le client peut payer les factures en un clic, sans effort supplémentaire.

Quels avantages les e-factures ont-elles par rapport aux factures papier ?

Les e-factures sont non seulement plus rapides, plus sûres et plus écologiques que les factures classiques, mais elles permettent aussi aux entreprises d’économiser du temps, de l’espace et de l’argent.

• L’envoi numérique des factures supprime les frais postaux et réduit la consommation de papier.
• L’expédition des factures est plus rapide, plus sûre et plus fiable.
• Les étapes du processus de facturation peuvent être automatisées et deviennent plus transparentes.
• Les factures ne sont plus saisies manuellement. Par conséquent le taux d’erreur diminue.
• Les procédures de traitement automatisé des factures diminuent les coûts de 60 à 80% par rapport aux procédures de la facturation papier [3].
• Les factures peuvent être payées en un clic et ainsi les procédures administratives raccourcies.
• Le payement plus rapide des factures permet de profiter d’escomptes et de traiter les payements dans les délais.
• Les factures sont archivées numériquement, ce qui économise de l’espace. Par conséquent, les factures sont toutes sauvegardées au même endroit et elles peuvent être retrouvées rapidement en cas de besoin.

Quand est-ce qu’une entreprise peut envoyer des e-factures ?

L'utilisation d'e-factures est soumise à l'acceptation du destinataire [4]. Demandez à vos clients et fournisseurs s’ils peuvent accepter ou envoyer des factures sous forme numérique. S’ils ne sont pas d’accord, vous êtes obligé d’envoyer vos factures par voie postale.

Si vous décidiez d’envoyer des factures sous forme numérique, vous devez assurer :

• l'authenticité de l'origine (assurance de l'identité de l'émetteur de la facture) ;
• l'intégrité du contenu (que le contenu n’a pas été modifié) ;
• ainsi que leur lisibilité,

ceci à compter du moment de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation. C’est à vous de déterminer la façon de garantir que les points cités ci-dessus soient respectés [5].

A cet effet, utiliser une signature électronique pour signer vos documents est une possibilité.

A quoi faut-il faire attention lorsqu’on stocke des e-factures ?

Le stockage des factures peut se faire par voie électronique, à condition que les données garantissant l’authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu soient également stockées sous forme électronique. Comme pour les factures papiers, les e-factures doivent aussi être stockées pendant une période de dix ans à partir de leur date d’émission [6]. Puisque les e-factures sont directement reçues sous forme numérique, elles sont automatiquement archivées dans le logiciel de gestion des factures et sauvegardées avec tous les autres documents du fournisseur ou du client.

La sécurité des données – un élément indispensable dans l’archivage numérique

Comme pour toutes les autres données sauvegardées numériquement, il est conseillé de régulièrement effectuer une sauvegarde de vos e-factures afin de prévenir la perte ou le vol des données.

Pour réussir la protection des données de vos factures, tenez compte des recommandations suivantes :

• Introduisez une politique de mot de passe et assurez-vous que vos employées utilisent des mots de passe forts.
• Appliquez toujours le principe des quatre yeux pour les payements.
• Actualisez régulièrement tous les logiciels de vos ordinateurs.
• Formez vos employés à l’utilisation sûre de l’internet et de données sensibles.

Consultez notre Check-list pour la sécurité de vos données et votre sécurité informatique pour plus d’informations sur la sécurité des données.

Quelles entreprises peuvent profiter de la technologie derrière les e-factures ?

Comme les e-factures sont basées sur un ensemble de données structurées et que l’utilisation d’un format de factures spécifique est nécessaire, le format des factures doit être harmonisé entre l’émetteur et le destinataire de la facture. Cette charge administrative initiale vaut seulement la peine pour des clients réguliers pour lesquels vous préparez régulièrement des factures.

Des factures en format PDF sont plus adaptées pour les entreprises avec une grande proportion de clients privés. Celles-ci leur épargnent la charge administrative liée aux e-factures.

Cela ne vous empêche cependant pas de demander à vos fournisseurs de vos envoyer des e-factures. Toutes les entreprises peuvent profiter de cette technologie.

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Le contrôle numérique des factures

Références
[1] Loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession
[2] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art. 63 §1 & §2) 
[3] Die e-Rechnung im Zeichen großen Marktveränderungen
[4] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art. 63 §13)
[5] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art63 §14)
[6] Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Texte coordonné (Art. 65 §4 &§5)