Les composants élémentaires de la communication interne en entreprise

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1. Outils de chat interne et de messagerie instantanée

Les outils de chat comme Slack, Cisco Jabber, Microsoft Teams, Google Hangout ou WhatsApp sont incroyablement utiles pour la communication en petits groupes et les conversations individuelles rapides. Ils vous permettent de joindre facilement quelqu'un lorsque vous souhaitez obtenir des informations sur un projet, plutôt que de parcourir de longues chaînes de courriels ou de convenir d'un appel téléphonique.

Notamment, si vous avez des collaborateurs qui travaillent depuis différents endroits, ne négligez pas ces solutions efficaces.

Cependant, pour échanger des documents, les outils de chat ne constituent pas une solution adéquate. Dans ce cas, les solutions de partage de documents et de collaboration sont plus appropriées.

2. Solutions collaboratives basées sur le cloud

Votre entreprise traite probablement de nombreux documents, tableaux Excel, vidéos, présentations et d'autres types de fichiers. Comme de plus en plus de collaborateurs travaillent désormais depuis différents endroits, les documents doivent pouvoir être consultés, échangés et édités à partir de différents outils (pc, tablettes, smartphones, etc.). Pour gérer les fichiers en toute sécurité, vous avez besoin d'une solution collaborative basée sur le cloud.

Avec une solution de partage de documents, vous pouvez conserver tous vos fichiers à un endroit accessible, gérer les autorisations et maintenir le contrôle des versions. Des outils populaires tels que SharePoint, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox et OneDrive offrent toutes ces fonctionnalités, de sorte que vous pouvez être sûr que vos fichiers ne seront pas perdus tout en étant disponibles pour chacun de vos collaborateurs.

3. Journal interne d'entreprise (newsletter) et Intranet

Une newsletter interne régulière et un intranet bien entretenu contribuent à ce que les collaborateurs se sentent proches de la direction de l'entreprise, obtiennent des réponses à leurs questions et comprennent le contexte des nouvelles initiatives et des changements au sein de l'entreprise.

La newsletter, ainsi que l'intranet de l'entreprise, doivent donc se concentrer sur les objectifs de l'entreprise, mais aussi offrir aux collaborateurs une possibilité de rompre avec leur routine.

Lors de la création d'une newsletter interne et/ou d'un intranet, les étapes suivantes sont à prendre en considération :

• Créez un calendrier de contenu.
  Si vous planifiez vos communications de manière conséquente, vos collaborateurs apprécieront de recevoir des mises à jour hebdomadaires. Cela vous permettra par ailleurs de gagner du temps pour créer des contenus attrayants.
  
  
• Utilisez des images.
  Comme toute autre campagne de marketing, les newsletters internes doivent être visuellement attrayantes. Plus vous ferez d'efforts sur la conception graphique, plus les collaborateurs seront susceptibles de vouloir lire le contenu.
  
  
• Intégrez du divertissement et des métriques.
  Utilisez des sondages et des concours pour rendre l'expérience plus ludique. Vous pouvez également insérer une présentation ou des graphiques sur la performance de l'entreprise dans différents domaines.
  
  
• Mettez en avant les canaux de communication.
  Rappelez à vos collaborateurs quels sont les canaux de communication disponibles au sein de votre entreprise.
  
  
• Partagez les développements et autres informations sur votre secteur d'activité.
  Les collaborateurs veulent savoir quelles sont les dernières tendances et évolutions au sein de leur secteur d’activité. Fournissez des informations provenant de sources externes qui apportent une valeur ajoutée au travail de vos collaborateurs.

Les newsletters internes et l'intranet vous offrent la possibilité de familiariser davantage vos collaborateurs avec votre entreprise. En gardant cela à l'esprit, vous pouvez créer des contenus que vos collaborateurs aimeront lire régulièrement.

4. Solutions de gestion de projets

Lorsque l'on gère plusieurs tâches en même temps, on peut rapidement perdre la vue d'ensemble et laisser ainsi de la place aux erreurs. Pour éviter cela, il existe de nombreuses solutions de gestion de projets qui vous aident à attribuer, gérer et traiter des tâches et des projets.

Des solutions telles que Trello, Asana et Basecamp comptent parmi les outils de gestion de projet les plus répandus, permettant aux collaborateurs de gérer leurs projets et échéances. Ces solutions permettent de créer des commentaires et des sous-tâches avec des dates d'échéance dans un calendrier intégré afin de toujours garder une vue d'ensemble de vos projets.

5. Solutions de vidéo-chat

Une solution de vidéo-chat permet aux collaborateurs de se connecter via Internet par un appel audio ou par un appel audio avec vidéo. Des exemples courants de solutions de vidéo-chat sont Skype, Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.

Les collaborateurs ou départements qui doivent régulièrement échanger des informations ont besoin des bons outils pour le faire de manière efficace. C'est à ce moment que les solutions de vidéo-chat entrent en jeu et constituent, surtout en période de pandémie, une partie importante de la communication interne.

Que signifie concrètement la communication interne ?

Quelle que soit la taille de l'entreprise, l'échange transparent d'informations, de processus de travail et de tâches afférentes est la clé du succès. Le défi consiste à s'assurer que chaque employé puisse avoir accès aux informations nécessaires à la mise en œuvre adéquate des processus de travail.

En outre, la communication interne est un outil important de la direction afin de transmettre des informations pertinentes aux collaborateurs, d'obtenir un feedback et d'instaurer la confiance.

Pour y parvenir dans la pratique, les différents types de communication en entreprise ci-après sont à prendre en considération :

• Communication descendante
  La communication descendante informe les collaborateurs de la stratégie commerciale générale et des objectifs de l'entreprise. Elle est transversale au sein de l'entreprise et par nature formelle - par exemple sous forme de réunions en présentiel, de vidéoconférences ou de newsletters internes.
  Il est probable que ce type de communication soit déjà établi dans votre entreprise. Toutefois, si vous améliorez continuellement la manière dont ces informations sont transmises aux collaborateurs, cela peut contribuer à renforcer l'engagement de vos équipes.
  
  
• Communication ascendante
  Afin d’impliquer les collaborateurs et bénéficier de leurs expériences quotidiennes aux fins du développement de l'entreprise, la communication ascendante est indispensable.
  Des sondages virtuels ou des sessions de feedback régulières permettent d'identifier rapidement les problèmes au sein de l'entreprise et de savoir comment les collaborateurs se sentent dans leur travail quotidien. Donner la parole à chaque collaborateur - indépendamment de son rôle, de sa position ou de sa localisation - et lui permettre ainsi de jouer un rôle actif dans le développement de l'entreprise est sans aucun doute un enrichissement pour cette dernière.
  
  
• Communication relative au changement
  Quels que soient le secteur, la taille de l'entreprise ou sa stratégie, le changement fait partie de l'évolution naturelle d'une entreprise.
  Qu'il s'agisse d'un nouveau site, d'un nouveau logiciel, d'un nouveau processus ou d'un changement lié au secteur d'activité, une communication interne transparente est le facteur le plus important pour la réussite de la mise en œuvre du changement au sein de l'entreprise.

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